Експертиза цінності документів та діяльність експертно-перевірної комісії

Експертиза цінності

документів та діяльність

експертно-перевірної комісії

 

 

 

 

 

Про проведення розширеного

засідання ЕПК держархіву,

яке проходило в режимі ZOOM

 

26.03.2021р. під головуванням голови комісії Фаїни Винокурової  проведено розширене засідання ЕПК, яке відбулося в режимі ZOOM. Заходом було охоплено 24 особи.

У засіданні брали участь та виступили члени ЕПК, запрошені голови експертних комісій, відповідальні за діловодство та архівні підрозділи провідних установ та організацій обласного рівня (тексти виступів надано ще і в електронному вигляді). а саме: Головного управління Державної податкової служби України у Вінницькій області, Головного управління Державної казначейської служби, Головного управління ДСНС, Головного управління Пенсійного фонду України, Державної екологічної інспекції, Басейного управління водних ресурсів річки Південний Буг, Державної служби лікарських засобів та контролю за наркотиками у Вінницькій області, Подільської митниці Держмитслужби,  Вінницького апеляційного адміністративного суду, Вінницького національного аграрного університету. Голови ЕК та відповідальні за архівні підрозділи установ та організацій представили на розгляд ЕПК описи справ по 2018 рік включно та інші супровідні документи; ліквідований зазначений вище суд – по 2020 рік, тобто по день ліквідації.

Схваленню та погодженню описів справ передувало перевіряння результатів експертизи цінності документів та їх науково-технічного опрацювання, надання відповідної методичної допомоги ЕК установ.

Експертні висновки до представлених описів надали експерти:

Людмила Мовчан, Тетяна Козак, Ірина Ковальська, Таїсія Котляр, Тетяна Швед, Лариса Гордійчук.

Окрім того, ЕПК заслухала інформації представників діловодних структур та погодила інструкції з діловодства, зокрема, інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві електронного міжвідомчого обміну у Вінницькій ОДА, те саме – в Державній екологічній інспекції у Вінницькій області; проєкти інструкцій з діловодства Вінницького торговельно-економічного інституту КНТЕУ, лікувальних закладів - науково-дослідного інституту реабілітації осіб з інвалідністю (науково-навчально-лікувальний комплекс Вінницького національного медичного університету ім. М.І.Пирогова, Вінницької обласної клінічної лікарні ім. М.І.Пирогова,Вінницької обласної клінічної психоневрологічної лікарні ім.академіка Ющенка перепідпорядкованих Вінницькій обласній раді.

Погодженню інструкцій передувало ретельне перевіряння якості їх укладання, зокрема, додатків у вигляді примірних зразків оформлення службових документів.

У порядку денному засідання ЕПК відбувся розгляд номенклатур справ - зведеної номенклатури справ Головного управління ДСНС у Вінницькій області, зведеної номенклатури справ АТ «Вінницяобленерго» - останню визнано зразковою, як таку, що передбачає повноту складу та змісту документів, що відкладаються в організації приватного права.

Погоджено номенклатури справ низки міських установ – Вінницького міського комбінату комунальних підприємств, експертний висновок щодо номенклатури справ надала експерт Надія Сидорук, телерадіокомпанії «Віта»- експерт Людмила Капліна.

З метою поповнення фонду та відповідно описів, повернуто без схвалення та погодження результати експертизи цінності документів, Управління Державної міграційної служби. Вимагає доопрацювання номенклатура справ Вінницької міської ради.

Голова ЕПК Ф.А. Винокурова надала коментар до кожної позиції порядку денного, особливо, що стосуються повноти фондового складу документів.

У зв’язку із втратою Департаментом агропромисловимого розвитку, ліквідованного відповідно до розпорядження голови ОДА від 09.02.2021р.

№ 77, описів справ з кадрових питань за 1944-1985 рр.- їх поновлено за фактичною наявністю справ і представлено ліквідаційною комісією на розгляд ЕПК. Зазначені описи погоджено. Масив справ з кадрових питань чисельністю понад 1000 справ підготовлено для архівного зберігання.

Засіданню ЕПК, що відбулося передувало засідання, яке проводилося 19.03.2021р. в режимі онлайн, в рамках засідання заслуховувалися питання щодо експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів в органах місцевого самоврядування Оратівського району (експерт – Оксана Маковійчук), Ямпільського району (експерт – Тетяна Баженова), розглянуто описи справ та інші супровідні документи 33 юридичних осіб ліквідованих в зв’язку зі змінами в адміністративно-територіальному поділі, а також II виборчих комісій з місцевих виборів 2020р. За експертними висновками експерта Тетяни Швед описи справ на виборчу документацію схвалено та погоджено.

У другій половині квітня передбачається провести в режимі ZOOM (методичне забезпечення голови ЕПК Ф.А.Винокурової) нараду-семінар щодо укладання архівними відділами районних держадміністрацій укрупнених районів списків юридичних осіб – джерел формування НАФ, списків юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

26.03.2021