РЕФОРМУВАННЯ АРХІВНОЇ ГАЛУЗІ

РЕФОРМУВАННЯ АРХІВНОЇ ГАЛУЗІ

1. Січень- березень 2021 р.

 В області здійснюються заходи щодо реформування архівної галузі в умовах адміністративно-територіальної реформи, у тому числі: 

1.1. Відбулися консультації та тематичні зустрічі директора архіву  Юрія Легуна, заступника директора Олександра Петренка з головою Вінницької районної Ради, головою Вінницької райдержадміністрації з приводу забезпечення збереженості документів в архівному відділі, функціонування архівного відділу, трудового архіву в новоутвореному Вінницькому районі

1.2 Директор архіву та його заступник відвідали Гайсинську районну державну адміністрацію, районну раду, місцевий архівний відділ, трудовий архів, під час зустрічей з керівництвом району обговорювалися питання функціонування в укрупненому районі, оглянуто нове приміщення архівної установи, яке визнано перспективним для приймання-передавання документів від архівних відділів ліквідованих районів. 

1.3  Січень-лютий ц.р.

 Керівництвом архіву підготовлено та надіслано до обласної державної адміністрації листи:

- про реорганізацію роботи архівних відділів районних державних адміністрацій Вінницької області у зв’язку з адміністративно-територіальною реформою, в якому порушено питання забезпечення архівних відділів районних держадміністрацій новоутворених районів приміщеннями відповідної площі, збереження штатної чисельності та кадрового складу і локацією віддалених архівосховищ в приміщеннях ліквідованих архівних відділів;

1.4 Підготовлено та направлено головам усіх шести районних державних адміністрацій укрупнених районів, листи щодо збереження трудових архівів як комунальних установ, їх утримання на кошти ОТГ;

 Підготовлено та направлено головам районних рад шести укрупнених районів листи щодо реорганізації районних трудових архівів як комунальних установ, в трудові архіви ОТГ, що утворилися на базі колишніх районних центрів шляхом зміни засновників. Порушено питання щодо приєднання трудових архівів до архівних відділів міських рад. Листи направлені головам ОТГ про створення/реорганізацію трудових архівів щодо коштів, які передбачені на облаштування та утримання трудових архівів.

Всі трудові архіви перейшли в підпорядкування ОТГ, в колишніх містах обласного значення - міських обєднаних територіальних громад.

 2. 18 січня 2021 р Директор архіву Юрій Легун брав участь в радіопрограмі «Час змін», йшлося про актуальні проблеми архівної галузі області, а також про онлайн-виставку особливо цінних документів, приуроченої до Дня працівників архівних установ України.

3.Засідання колегії держархіву

 3. 04.03. відбулося розширене засідання колегії держархіву області, яке проводилося в режимі онлайн. Заходом було охоплено 56 посадових осіб – працівників держархіву, архівних відділів районних держадміністрацій укрупнених районів, головних спеціалістів ліквідованих районів.

 3.1. У звітній доповіді  директором держархіву Юрієм Легуном здійснено аналіз виконання архівними установами планових завдань 2020 року.  Доповідач відзначив,  що на державне зберігання надійшло 27 300  тис.справ, що становить 125% від планового завдання. Вдвічі перевиконано план завдання із схвалення та погодження ЕПК описів справ постійного зберігання на 12 689 тис. справ з кадрових питань (з особового складу), переважна кількість - це описи справ ліквідованих юридичних осіб. (Вийшло друком науково-довідкове видання «Вінницький гродський суд. Поточна актова книга за 1768 рік», підготовлено заступником директора О.С.Петренком). Архівними установами області виконано 27,8 тис.звернень громадян та ін.

У доповіді проаналізовано стан роботи з оцифровування документів (упродовж звітного року виготовлено 988 сканів документів) окреслено перспективи розвитку цього напрямку роботи.

 Доповідач зосередив увагу на перебудові роботи районних та міських архівних установ в умовах адміністративно-територіальної реформи, зокрема перетворення архівних відділів та секторів ліквідованих районів у віддалені архівосховища та робочі місця, порушив питання оптимального збереження кадрового складу, перепідпорядкування трудових архівів об’єднаним територіальним громадам, що є перспективним напрямком реорганізації архівної системи.

  3.2 Організаційні засади реформування архівної галузі. Нормативна база щодо реорганізації архівної системи в області. Нові положення архівних відділів новоутворених районів – тема виступу заступника директора держархіву Олександра Петренка, доповідачем здійснено огляд нормативної бази, зосереджено увагу на положенні про архівний відділ районної державної адміністрації як юридичної особи; запропоновано примірний зразок оформлення положення про архівний відділ районної держадміністрації, як основного документу організаційного характеру.

 О.С. Петренко зупинився на принципах можливого обєднання архівного відділу міської ради та тудового архіву в одну установу.

3.3 Діяльність експертних комісій та експертно-перевірної комісії держархіву області в умовах реформування архівної галузі окреслила в своєму виступі голова ЕПК Фаїна Винокурова. Вона уклала та запропонувала до впровадження своєрідні графічні «дорожні карти» приймання-передавання документів в умовах функціонування новоутворених місцевих державних архівних установ, архівних відділів міських рад, трудових архівів, підпорядкованих ОТГ.

Доповідачка виокремила питання взаємодії віддалених архівосховищ (робочих місць), з експертними комісіями архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та експертно-перевірної комісії держархіву,  починаючи з реєстрації описів до їх схвалення та погодження ЕПК.

Голова ЕПК розробила примірний зразок оформлення положення про ЕК архівного відділу районної державної адміністрації та запропонувала порядок його впровадження.

   3.4. У ході обговорення доповідей виступили начальники архівних відділів райдержадміністрацій новоутворених районів: Гайсинської - Леся Москальова, Вінницької - Ніна Палій, Тульчинської - Інна Мазур, Хмільницької - Олена Пугач, Хмільницької міської ради - Руслана Поліщученко. Виступаючі доповіли колегії про здійснення організаційних заходів щодо функціонування архівних відділів: укладання штатних розписів, введення посад заступників начальників архівних відділів, завідувача сектору в найбільш укрупненому, територіально великому Вінницькому районі; про укладання актів приймання-передавання документів між новими та ліквідованими архівними відділами; про здійснення обстеження віддалених архівосховищ. Начальники архівних відділів зосередили увагу на проблемах забезпечення збереженності документів та їх науково-технічному опрацюванні за «старими» списками юридичних осіб № 1. Виступаючі висловили побажання щодо проведення семінарського заняття з укладання нових списків .

В порядку надання методичної та практичної допомоги керівники архівних установ області отримали комплект документів, а саме: примірні зразки оформлення положень про архівні відділи, про експертні комісії архівних відділів, графічні схеми руху документів в умовах реформування архівної галузі тощо.

3.5-3.6 Секретар колегії, начальник відділу організації та координації архівної справи Тетяна Швед оголосила проєкт рішення колегії, в постановчій частині зокрема зосереджено увагу на низці заходів, а саме :

- на завершенні експертизи цінності та науково-технічному опрацюванні документів юридичних осіб - джерел формування НАФ, (припинених/ліквідованих), приймання документів на архівне зберігання;

- на забезпеченні приймання-передавання документів з кадрових питань та ін., що не належать до НАФ, зокрема документів, термін тимчасового зберігання яких ще не завершено від ліквідованих юридичних осіб у трудові архіви за територіальною належністю;

- на розробці у встановленому порядку організаційних документів із забезпечення діяльності архівного відділу укрупненого району, на обстеженні своїх віддалених підрозділів.

- на укладанні нових списків - джерел формування НАФ архівних відділів укрупнених районів;

- на забезпеченні  своєчасної експертизи цінності та науково-технічному опрацюванні виборчої документації з місцевих виборів 2020 року, виборів депутатів об’єднаних територіальних громад, позачергових виборів.

В проєкті рішення виокремлено пункт щодо розширення спектру робіт з оцифровуванням документів, завершенні роботи з оцифровування описів радянського періоду і розміщенні їх на сайті архіву.

4. Розширені засідання ЕПК

  4.1 Впродовж січня-лютого цього року (27.01; 20.02) проведено два спеціалізованих засідання комісії з розгляду описів справ на виборчу документацію місцевих виборів 2020 року схвалено та погоджено 92  описи, 27  виборчих комісій на 0,6 тис. справ пост.зб., 0,2 тис. справ з кадрових питань (з особового складу), 1,0  тис.справ з тимчасового зберігання.

4.2 25.02. відбулося засідання ЕПК, на якому розглянуто описи 33 ліквідованих юридичних осіб сільського та районного значення, що були  джерелами формування архівних відділів ліквідованих районів.

5.Навчальні семінари в режимі онлайн

Заступниця директора держархіву з науково-методичної роботи Фаїна Винокурова та головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Тетяна Козак брали участь у семінарах з підвищення кваліфікації співробітників зазначених вище юридичних осіб за темою «Організація діловодства та архівної справи», що проводилися на базі Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств.

5.1. 04.02  Семінарські заняття за сертифікатною професійною програмою для вперше прийнятих, новопризначених державних службовців категорій «Б» та «В» апарату облдержадміністрації та її структурних підрозділів, райдежадміністрацій, територіальних органів міністерств, та інших центральних органів міністерств, установ та організацій Вінницької області. До заходу, яким було охоплено 107 посадових осіб, долучилися начальники архівних відділів та секторів райдержадміністрацій

В рамках програми порушувалися наступні питання:

- з історії Державного архіву Вінницької області;

 - нормативна база організації діловодних процесів, електронного документообігу;

 - сучасні вимоги до укладання інструкції з діловодства;

 - правила оформлення службових документів відповідно до державних стандартів ДСТУ 4163-2003, ДК 010-98 та змін до нього;

  - номенклатура справ, як основний організаційно-обліковий документ у сфері діловодства; аналіз укладених номенклатур справ, основні вимоги, допущені помилки та недоліки;

  - моніторинг стану роботи з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів за встановлені роки та до часу ліквідації;

  - основні принципи формування документів у справи.

 Семінарські заняття супроводжувалися експонуванням примірних зразків оформлення інструкцій з діловодства, номенклатур справ, оформлення розпорядчих документів (постанов, наказів, розпоряджень, доручень,інформаційно-аналітичних-доповідних записок, довідок, листів тощо).

5.2 11.02 Відбулося заняття за спеціальною корткостроковою (онлайн) програмою підвищення кваліфікації для керівників (спеціалістів) загальних відділів районних рад, сільських, селищних, міських рад, територіальних громад за темою: «Порядок ведення діловодства. Нова редакція ураїнського правопису та мовлений етикет публічного службовця. Організація архівної справи».

В рамках зазначеної програми Ф.А. Винокурова та Т.Г. Козак висвітлили зокрема питання:

- з історії держархіву та сучасна система архівних установ.

Правила оформлення службових документів відповідно до державних стандартів ДСТУ 4163-2003 та змін до нього. Основні вимоги щодо укладання інструкцій з діловодства та номенклатур справ.

Для слухачів анонсовано «Методичні рекомендації з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів, що відклалися в діяльності ОТГ»(укладені робочою групою держархіву області).

Заняття супроводжувалися експонуванням примірних зразків оформлення службових документів, номенклатур справ, річних розділів описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (з особового складу), погосподарських та домових книг тощо. Заняттям було охоплено 89 осіб.

До семінарських занять долучилися начальники архівних відділів райдержадміністрацій укрупнених районів, міських рад. Акцент було зроблено на завершенні роботи з науково-технічного опрацювання документів та передавання їх на архівне зберігання в умовах адміністративно-територіальної реформи.

6. Важлива подія в інформаційній діяльності архіву

Увага! Запущено систему віддаленого доступу (віддалений читальний зал) до копій документів на сайті держархіву області. Станом на 15.03.2021р. завантажено до 70 тис.сканів документів

  6.  До знаменних та пам’ятних дат 

6.1 До Дня Соборності України

- 12 січня 2021 р. Відділ інформації та використання документів держархіву підготував та організував експонування онлайн-виставки документів «Соборна. Вільна. Неподільна! Моя Україна». Експозиція мала великий резонанс в області та за її межами.

- 19 січня Інтернет-видання «Укрінформ» опублікувало статтю «У Вінниці відкрилася онлайн-виставка особових справ вояків ГА та УНР (коментар директора архіву Юрія Легуна).

Відбувся телерепортаж про документальну виставку у держархіві області,т підготовлену до ДНЯ Соборності України (регіональний телеканал «Вінниччина», програма «Новини») з коментарем директора архіву Юрія Легуна та головного спеціаліста Костянтина Завальнюка (19.01.2021).

19.01.- Інтернет-видання «Vежа» опублікувало матеріал щодо виставки документів у держархіві до Дня Соборності України з науковим коментарем директора архіву Юрія Легуна.

20.01.- Директор держархіву д.і.н. Юрій Легун надав інтерв’ю для Всеукраїнської газети «День», в якому висвітлив політичне значення події, склад та зміст документальної виставки.

- Директор архіву брав участь та виступив у публічній онлайн-зустріч на тему "День Соборності України: Вінницький контекст". Пряма трансляція зустрічі відбулася на сторінці Вінницького обласного молодіжного центру "Квадрат".

Захід реалізовано у партнерстві з Центральним міжрегіональним відділом Українського інституту національної пам‘яті та "Центром історії Вінниці".

До інших подій та дат

- 18.01. Інтерв’ю головного спеціаліста відділу інформації та використання документів Костянтина Завальнюка для телеаналу IСTV стосовно документів  про М. Леонтовича (до 100-річчя з дня смерті композитора).

- 02.02  Інтерв’ю директора архіву Юрія Легуна для телеканалу «Доба» про Валентина Отамановського - українського історика, бібліографа, краєзнавця, громадського і політичного діяча, автора першого в Україні історико-правового монографічного дослідження міста (стосувалось м. Вінниці).

- 23.02  Інтерв’ю директора архіву д.і.н. Юрія Легуна для видання Vежа для зйомок документального фільму, присвяченого 370-річчю оборони Вінниці в 1651 році. (проєкт видання Vежа та Центру історії Вінниці).

7.  На виконання статті 30 Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної, у Держархіві області вжито таких заходів:

- Обслуговування користувачів та дослідників читального залу архіву, прийом громадян, а також консультування по телефону, листування ведеться українською мовою.

- На фейсбук-сторінці Держархіву області поширено відеоролики про законне право на обслуговування державною мовою за участі відомої української акторки Ірми Вітовської, актора і режисера Ахтема Сеітаблаєва, лідера гурту «Коzak Sistem» Івана Леньо.

- 19.02  Інтерв’ю головного спеціаліста відділу інформації та використання документів ДАВіО к.і.н. Костянтина Завальнюка для Всеукраїнської газети «День» щодо документів ДАВіО про родину Косачів, які експонуватимуться в тематичній виставці документів.

- 24.02.  До Дня рідної мови та 150-річчя від дня народження Лесі Українки було розгорнуто виставку документів та матеріалів «Слово - то мудрості промінь, слово – то думка людська». Виставка постійно доступна для пергляду на вебсайті архіву.

- 25.02.  В інтернет-виданні «Укрінформ» опубліковано інформацію про виставку до 150-річчя з дня народження Лесі Українки

 

 

 

 


15.03.2021