25 квітня цього року у м. Бершаді відбувся «День Державного архіву Вінницької області». План відповідних заходів, за погодженням з керівництвом Бершадської районної держадміністрації, затвердив директор Держархіву Юрій Легун.
В рамках зазначеного плану під головуванням заступника директора архіву з науково-методичної роботи, голови експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) Фаїни Винокурової відбулося виїзне розширене засідання комісії, в якому брали участь члени ЕПК: Швед Т.Ф. – начальник відділу організації та координації архівної справи, співробітники цього ж відділу – Сидорук Н. О. – головний спеціаліст, Капліна Л. В. – провідний спеціаліст (за розподілом обов‘язків – куратор архівних установ Бершадського району), Ковальська І.А. – провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства, Маковійчук О.Д. – провідний спеціаліст з питань персоналу.
У роботі ЕПК брала участь та виступила керівник апарату районної держадміністрації Тетяна Гресько, яка привітала присутніх та підкреслила значимість організації діловодства та архівної справи, як важливої ділянки управлінської діяльності та державної роботи, відповідальні працівники районної держадміністрації, районної ради, голови ЕК відповідальні за діловодство та архівні підрозділи районних установ, секретарі сільських рад та інші. Для участі у засіданні, в порядку обміну досвідом, було запрошено начальника архівного відділу Тростянецької районної держадміністрації – Оксану Діденко. Загалом учасниками заходів було понад 60 осіб.
Розгляду описів справ та інших супровідних документів, представлених на розгляд ЕПК, передувала інформація Ф.А. Винокурової про історію, функції, склад та зміст джерельної бази, що зберігається у держархіві області, акцентуючи увагу на наявність та зміст «бершадських» фондів, які датуються кінцем ХVІІІ ст. Далі було заслухано інформацію завідувача архівним сектором Бершадської районної держадміністрації Тетяни Івасик про стан роботи з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів у підконтрольних установах. У порядку обговорення інформації виступила Ф. Винокурова, яка підкреслила позитивну роботу архівного сектору, відмітила, що у районі повністю здійснено науково-технічне опрацювання документів у сільських радах району, яке охоплює період 6 скликання.
За порядком денним виступила заступник керівника апарату, начальник відділу діловодства, організаційної роботи та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації Тетяна Зеленецька, яка доповіла про результати експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів районної держадміністрації за період 2011-2015 років. Також на розгляд ЕПК було представлено описи справ, що відклалися в діяльності відділу культури райдержадміністрації, ліквідованого районного управління агропромислового розвитку та КП «Бершадське бюро технічної інвентаризації», яке за рішенням експертної комісії рекомендовано перевести зі списку юридичних осіб № 1 в зоні комплектування архівного сектору до списку № 2 юридичних осіб, які створюють документи НАФ, але не передають документи на державне зберігання.
Перед тим, як надати слово членам ЕК сільських рад, голова ЕПК Ф. Винокурова наголосила на важливості НТО в умовах функціонування об‘єднаних територіальних громад. З інформацією про стан справ на зазначених вище напрямках роботи у ліквідованій Шляхівській сільській раді за період 2015-2017 років виступила секретар Оксана Горбатюк. Описи справ, що відклалися в діяльності ліквідованої Тирлівської сільської ради за 2015-2017 роки представив в.о. старости с. Тирлівка Іван Троскот. Голова ЕПК підкреслила, що відповідно до постанови ЦВК від від 18 серпня 2017 року № 164 у відзначених вище селах відбулися вибори і громади об‘єдналися в Шляхівську об‘єднану територіальну громаду (ОТГ). Документи ОТГ складатимуть, як зауважила Ф. Винокурова, новий архівний фонд, а ще додала, що у Шляхівській ОТГ необхідно створити об‘єднаний архівний підрозділ. За кожним пунктом порядку денного оголошені експертні висновки членів ЕПК щодо схвалення та погодження відповідних описів справ, актів про вилучення для знищення документів та інших супровідних документів.
Голова ЕПК підвела підсумки виїзного розширеного засідання комісії та відзначила позитивну роботу ЕК архівного сектору в організації експертизи цінності та НТО документів відповідно до ДСТУ 4163-2003, укладання номенклатури справ та їх відбору, формування у справи, їх описання, підготовки документів до передавання на державне зберігання. Комп‘ютерне забезпечення навчальної години – Оксана Маковійчук.
В рамках заходів робоча група перевірила діяльність архівного сектору Бершадської районної держадміністрації та районного трудового архіву. Відзначено належний рівень матеріально-технічної бази архівних установ району.
На завершення поїздки працівники обласного архіву відвідали Бершадський районний краєзнавчий музей.
