24 квітня ц.р. Держархівом області здійснено низку заходів організаційно-методичного характеру у Крижопільському районі.
Робочу групу спеціалістів архіву, яку очолювала заступник директора архіву з науково-методичної роботи, голова експертно-перевірної комісії Ф.А. Винокурова прийняли голова Крижопільської районної держ-адміністрації В.І. Панчук та голова районної ради П.С. Тамбовцев.
На нараді у керівників району йшлося про забезпечення збереженості документів, що знаходяться в архівному секторі та у КУ «Крижопільський районний трудовий архів», стан роботи з науково-технічного опрацювання документів в установах та організаціях – джерелах формування НАФ за встановлені роки, гостро стояло питання щодо покращення умов праці архівістів.
За програмою заходів, затвердженою директором архіву Ю.В. Легуном у цей же день відбулися:
- розширене засідання експертно-перевірної комісії, на якому були
присутні заступник голови районної держадміністрації з гуманітарних питаньВ.А. Круць, члени ЕПК, голови ЕК, відповідальні за діловодство та архівні підрозділи районних установ та організацій, секретарі сільських рад. На засіданні ЕПК виступила голова ЕПК, яка оголосила порядок денний засідання і програму заходів, познайомила присутніх з членами ЕПК. Учасниками заходу заслухали інформацію про склад та зміст документів, які зберігаються у Держархіві області, висвітлила основні віхи архівної установи, виокремила найдавніші та найцікавіші документи з історії Крижопілля – з фонду дворянської опіки за 1836-1862рр., документи з виборів до Державної Думи за 1905-1907 рр., Соколівського цукрозаводу, 1903-1918 рр., метричні книги католицького деканату за 1872-1878, 1886 роки тощо.
За порядком денним з інформацією про стан роботи з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документіввиступила завідувач архівного сектору районної держадміністрації Г.Г. Дмитренко. Виступ супроводжувався таблицями щодо виконання планових завдань із зазначених показників роботи, забезпеченості установ та організацій інструкціями з діловодства, номенклатурами справ. Під контролем архівного секторунараховується 39 юридичних осіб списку№ 1, ступінь науково-технічного опрацювання документів за встановлені роки – 51%.
З інформацією щодо результатів експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів за 2015-2016 роки виступили: Швець Л.М. – секретар Шарапанівської с/р, Сандуляк Н.В. – Куницької с/р, Скрипник Н.В. – Дахталійської с/р, Делікатна Н.В. – Джугастрянської с/р, Купельницька Н.О. – Вільшанської с/г. Описи справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), довідкового характеру за 2016-2018 рр. представила на розгляд ЕПК завідувач адміністративного сектору Об‘єднаного управління Пенсійного фонду України у Крижопільському районі Загороднюк Л.Я. Експерт Котляр Т.В. виголосила схвалені експертні висновки, за якими прийнято відповідні позитивні рішення щодо схвалення та погодження описів, зазначених вище юридичних осіб.
Голова ЕПК Винокурова Ф.А. відзначила, що стан справ щодо архівних документів свідчить про підготовленість сільрад до утворення ОТГ. Одночасно прийнято рішення щодо виведення зі списку № 1 Об‘єднаного управління Пенсійного фонду України у зв‘язку з позбавленням статусу і перетворенням у структурний підрозділ Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.
На загал, голова ЕПК підвела підсумки засідання, зазначивши про необхідність підвищення рівня описання документів, систематизацію справ у межах річних розділів описів, забезпечення належного рівня укладання доповнень до історичних довідок.
Засіданню ЕПК передувала перевірка якості опрацювання документів, підготовлено виставку, на якій експонувалися упорядковані документи сільських рад.
Після засідання ЕПК відбувся семінар (навчальна година голови ЕПК) з питань оформлення службових документів відповідно до діючих стандартів на організаційно-розпорядчу документацію з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів, що відкладаються в діяльності сільських та селищних рад. Семінар супроводжувався експонуванням примірних зразків оформлення документів та річних розділів описів в електронному варіанті. Комп‘ютерний супровід зазначених вище заходів забезпечила провідний спеціаліст з питань персоналу Держархіву області Маковійчук О.Д.
У рамках намічених заходів відбулося перевіряння роботи архівного сектору та КУ «Крижопільський районний трудовий архів», діяльність яких перевірили начальник відділу організації та координації архівної справи Швед Т.Ф., головний та провідний спеціалісти цього ж відділу Сидорук Н.О та Капліна Л.В. Перевірено стан забезпечення збереженості, обліку, виконання звернень громадян. Стан діловодства та архівних підрозділів у підконтрольних установах (районна держадміністрація, районна рада, Крижопільська селищна Рада, відділ освіти, управління соцзахисту) перевірили провідні спеціалісти відділу формування НАФ та діловодства І.А. Ковальська та Т.В. Котляр.
