14-го листопада 2018 року в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування державних підприємств, установ та організацій відбувся короткостроковий семінар для працівників відповідальних за діловодство центрів соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, закладів соціального обслуговування у Вінницькій області – з актуальних питань документування управлінської діяльності, в якому брали участь працівники архівних установ області – члени експертно-перевірної комісії (ЕПК).

Виступу заступника директора держархіву області з науково-методичної роботи , голови експертно-перевірної комісії (ЕПК) Винокурової Ф. А. передувала її ж інформація про історію держархіву, склад та зміст документів, що є складовими джерельної бази. Вона зосередила увагу на документах із соціальних питань таких як опікунства дитячими притулками за 1872, 1875, 1910-1918 рр., Вінницького повітового опікунства із забезпечення сімей запасних військових чинів та ратників ополчення за 1914-1918; Вінницького повітового комітету товариства поранених та хворих воїнів за 1870, 1908 рр., що містять джерела про забезпечення хворих та поранених продуктами харчування, одягом тощо., що викликало зацікавленість соціальних працівників. Надалі темою виступу Ф. А. Винокурової було впровадження в практику сучасного діловодства основних положень Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.  Доповідачка підкреслила  - на перший план сучасних діловодних процесів виступає електронній документ , натомість документи постійного та тривалого вище 10 років зберігання передбачають виготовлення паперового варіанту документу. Із зазначеної вище нормативної бази Ф. А. Винокурова провела також практичні заняття з оформлення службових документів відповідно з ДСТУ – 4163- 2003 укладання номенклатур справ та впровадження її в практику роботи; ознайомила присутніх з нормативною базою щодо організації діловодства та архівного зберігання документів.

Досвідом роботи з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів в районних центрах соціальних служб для дітей, сім’ї та молоді поділилася начальник архівного відділу Літинської районної державної адміністрації Дідич О.М. У форматі надання методичної та практичної допомоги підготовлено примірний перелік справ постійного зберігання, що відкладаються в районних центрах, примірну номенклатуру справ – як основний обліково-інформаційний діловодний документ, який закріпляє класифікацію та систематизацію справ.

Основні принципи формування справ, укладання заголовків даних висвітлила у своєму виступі головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства держархіву Козак Т. Г. Вона ж забезпечила комп’ютерний супровід семінару та електронне відтворення документів, що експонувалися.