13 листопада 2018 року Держархівом області проведено нараду-семінар з начальниками архівних відділів (секторів) районних держадміністрацій та мі-ських рад з актуальних питань архівної справи.
Нараду-семінар відкрив директор держархіву області Ю.В. Легун, який зосередив увагу присутніх на актуальних проблемах організації діловодства та архівної справи, виокремивши питання електронного врядування.
Методику впровадження в практику роботи типових інструкцій: з діло-водства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади; з документування управлінської інформації в електронній формі та ор-ганізації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» висвітлила у своєму виступі заступник директора держархіву області з науково-методичної роботи Ф. А. Винокурова. Доповідачка також окреслила коло питань щодо планування роботи архівних відділів та секторів районних держадміністрацій, міських рад на 2019 рік та звітності за 2018 рік.
У зв‘язку з впровадженням в дію освітньої реформи актуальним є здійс-нення своєчасної експертизи цінності та науково-технічного опрацювання до-кументів в закладах освіти. Обговорення зазначеного питання почалось із електронного відтворення моніторингу НТО в районних та міських відділах освіти. Також було представлено проект відповідних науково-методичних ре-комендацій, підготовлених Ф.А. Винокуровою та начальником архівного від-ділу Могилів-Подільської районної державної адміністрації А.В. Ужицьким. Суттєві доповнення до обговорюваного питання висловили начальник архів-ного відділу Оратівської районної держадміністрації С.В. Ходзіцька та інші працівники районних та міських архівних установ.
Про реорганізаційні процеси, що тривають у судовій системі, розповіла завідувачка сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судо-вої статистики Н.С. Колодько. У своєму виступі вона пов‘язала реорганізацію районних та райміськсудів із завданнями щодо опрацювання документів, що відклалися в судах за встановлені роки.
Комп‘ютерне забезпечення заходу, електронне відтворення документів, що експонувалися здійснили провідний спеціаліст з питань персоналу О.Д. Маковійчук та провідний спеціаліст відділу організації та координації архівної справи держархіву області Л.В. Капліна.
По завершенні наради-семінару – відбулося розширене засідання експертно-перевірної комісії Держархіву області (голова ЕПК
Винокурова Ф. А., секретар ЕПК Оверчук Л. І.). За порядком денним розглянуто 35 описів 16 юридичних осіб – джерел формування НАФ (список № 1). Зокрема, розглянуто та схвалено описи на справи, що відклалися в районних державних адміністраціях – Хмільницькій, Крижопільській, Козятинськиій по 2015 рік включно. Найкраща якість опрацювання документів, повнота фондового складу саме в Козятинській районній держадміністрації (експерт Дідич О. М.), яка розглядала зазначені описи, та надала ґрунтовну методичну допомогу у їх формуванні та науково-довідкового апарату до описів.
Експерт Ковальська І. А. підготувала експертні висновки на ліквідовані районні центри зайнятості – Вінницький та Хмільницький. За порядком денним засідання ЕПК розглянуто описи низки ліквідованих управлінь агропромислового розвитку – Піщанського, Шаргородського по
2017-2018 роки, які приєдналися до відповідних управлінь економіки (експерт Козак Т. Г.).
Розглянуто та схвалено описи на справи, що відклалися в ряді департаментів Вінницької міської ради – адміністративних послуг; архітектури, містобудування та земельного кадастру; міського господарства; інформаційних технологій (експерти Капліна Л. В., Котляр Т. В., Сидорук Н. О).
У розрізі організаційно-методичних питань голова ЕПК Винокурова Ф. А. виступила з методичними рекомендаціями щодо фондування документів.