Упродовж І-го кварталу ц.р. у Держархіві області здійснено ряд заходів організаційно-методичного характеру, зокрема:

1. 11.01.2019 – відбулося розширене засідання експертно-перевірної комісії Держархіву

2.  19.02.2019 – ЕПК держархіву області розглянула аналогічне питання щодо державної експертизи цінності музейного предмету та його грошової оцінки з метою представлення на вже згадувану виставку у Нью-Йорку. Йдеться про ощадну книжку №30406 Вінницької скарбниці №496 на ім‘я Григора Чеботаря, представлену на експертизу Вінницьким обласним краєзнавчим музеєм. Оскільки музей не входить до списку музейних установ, у складі яких діють експертні комісії, функцію його оцінювання виконала ЕПК архіву.

 Комісія заслухала інформацію головного зберігача науково-дослідного відділу музею Тетяни Євсейчової. яка підкреслила цінність «музейного предмету» (за музейною термінологією – обліковий шифр КВ-71548 Д-5487):  по-перше, ощадна книжка, про яку йдеться, датована 1919 роком – період УНР, по-друге, її соціально-культурна функція, певною мірою, характеризує фінансово-економічні відносини між державою та її громадянами. ЕПК схвалила висновок державної експертизи культурних цінностей, підготовлений головою комісії Ф.А. Винокуровою та експертом Н.П. Сабадіною. Музейну частину експозиції на виставці у Нью-Йорку представляє директор обласного краєзнавчого музею Катерина Висоцька.

Другим питанням порядку денного засідання ЕПК був розгляд списку юридичних осіб – джерел комплектування архіву, який нараховує 12 установ. З інформацією з цього питання виступила начальник відділу формування НАФ та діловодства Людмила Мовчан, яка відзначила, що у порівнянні з попереднім списком, той, що представляється збільшився на дві юридичні особи: Донецький національний університет імені Василя Стуса, що функціонує у Вінниці, Головне управління Держгеокадастру України у Вінницькій області. Експертно-перевірна комісія вирішила надіслати відповідний список на розгляд Центрального державного науково-технічного архіву України у місті Харкові (рішенням ЕПК ЦДНТА України (протокол від 28.02.2019 року) список №1 юридичних осіб – джерел формування НАФ, представлений Держархівом Вінницької області – схвалено).

3.  21.02.2019. – На базі Центру перепідготовки та підвищення  кваліфікації працівників,

 органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій Вінницької області (далі – обласний центр) за професійною програмою відбулися заняття для спеціалістів із земельних питань, з благоустрою та екології об’єднаних територіальних громад. 

В рамках програми занять відбувся «круглий стіл», в якому брала участь  заступник директора Держархіву з науково-методичної роботи, голова ЕПК  Винокурова Ф.А. Доповідачка представила в електронному вигляді та прокоментувала примірні зразки описів справ із земельних питань; запропонувала укладання описів довідкового характеру (рішення сесій сільських, селищних, міських (міст) районного значення з питань землеустрою та землекористування).

З інформацією про досвід роботи з опрацювання документів, зокрема науково-технічної документації із земельних питань виступила начальник архівного відділу Літинської райдержадміністрації Оксана Дідич, яка надала рекомендації щодо приймання-передавання документів від ліквідованих сільських рад до архівного підрозділу ОТГ.

4. 04 березня 2019 року – у  рамках порядку денного колегії  Держархіву, на якій були присутні члени колегії, головні та провідні спеціалісти Держархіву, керівники  районних та міських архівних установ області заслухали:

-  грунтовну доповідь директора архіву Ю.В. Легуна «Про підсумки роботи архівних  установ області за  2018 рік та стратегічні завдання на 2019 рік», яка супроводжувалась електронним експонуванням світлин із різних напрямків діяльності держархіву;

-  узагальнені пропозиції щодо можливої реорганізації архівних установ області, пов’язаної, з адміністративно-територіальною реформою,  з якими  виступив заступник директора архіву О.С. Петренко;

-  пріоритетному напрямку роботи архівних установ – експертизі цінності та науково-технічному опрацюванню документів, що утворюються в діяльності юридичних осіб – джерел формування НАФ, було присвячено аналітичну доповідь заступника директора архіву з науково-методичної роботи, голови ЕПК Винокурової Ф.А. Доповідачка представила та подала відповідні моніторинги за певними галузями та категоріями установ. Особливий акцент  поставлено на опрацювання виборчої документації з виборів Президента України (березень 2019 року) та документів  органів місцевого самоврядування в умовах адміністративно-територіальної реформи;

-  питання науково-технічного опрацювання документів в сільських та селищних радах в умовах функціонування об’єднаних територіальних громад висвітлила у своєму виступі  провідний спеціаліст відділу організації та координації архівної справи Людмила Капліна.

В ході оброворення доповідей та інформацій виступили начальники архівних відділів районних державних адміністрацій Вінницької – Ніна Палій, Козятинської – Олександр Соловйов, Немирівської – Ірина Ємець,  Оратівської – Світлана Ходзіцька .

  За питаннями, що обговорювалися на засіданні колегії, прийнято відповідне рішення, яке виголосила начальник відділу організації та координації архівної справи, секретар колегії Тетяна Швед.

Цього ж дня відбувся  семінар з питань експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів в управліннях праці та соціального захисту районних держадміністрацій та міських рад. За програмою семінару виступили:

- голова ЕПК Винокурова Ф.А., яка прокоментувала моніторинг стану опрацювання документів у зазначеній системі установ, висвітлила питання фондування, укладання історичної довідки та доповнення до неї;

-  досвідом роботи з опрацювання документів в Тульчинському управлінні соцзахисту за встановлені роки поділилась упорядник-архівіст Галина Колісник;

-  питання контролю за якістю опрацювання документів в управліннях соцзахисту райдержадміністрацій порушила у своїй інформації експерт  Таїсія Котляр, що розглядає описи справ зазначеної системи. Вона проаналізувала недоліки, що мають місце в опрацюванні документів.

4. 04.03.2019 – цього ж дня,  у присутності всіх начальників архівних відділів відбулося розширене засідання ЕПК, на якому розглянуто описи справ та інші супровідні документи 48 юридичних осіб списку №1, у тому числі 26 сільських рад за результатами упорядкування документів по 2017-2018рр. у зв‘язку з утворенням ОТГ і передаванням документів до її архівного підрозділу.

Окрім того, ЕПК розглянула також низку узагальнених питань:

- про стан роботи з експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів, підконтрольних архівному відділу Літинської районної держадміністрації (поінформувала –начальник архівного відділу Дідич О.М.);

- про стан роботи з експертизи цінності  та науково-технічного опрацювання документів, підконтрольних архівному відділу Оратівської районної держадміністрації (поінформувала – начальник  архівного  відділу Ходзіцька С.В.). За порядком денним ЕПК прийняла відповідні рішення.

5. 05.03.2019 – на базі обласного Центру відбувся короткостроковий семінар для начальників відділів юридичної та кадрової роботи районних рад, міських рад (міст обласного та районного значення). В рамках семінару виступила голова ЕПК Винокурова Ф.А., яка висвітлила питання оформлення розпорядчих документів з особового складу, а також експертизи цінності документів, що відкладаються в районних радах, ознайомила присутніх з відповідним моніторингом. Головний спеціаліст держархіву Тетяна Козак у своїй інформації окреслила основні принципи формування документів у справи. Обидві доповідачки використали у своїх виступах наглядний електронний формат.

6. 20.03.2019 –за професійною програмою занять для спеціалістів-землевпорядників сільських та селищних рад відбувся «круглий стіл», в якому брали участь голова ЕПК Ф.А. Винокурова та начальник архівного відділу Літинської районної держадміністрації О.М. Дідич. Формат «круглого столу» був аналогічним «круглому столу», що відбувся 21 лютого для землевпорядників ОТГ (див. п. 3).

7.  21.03.2019 у держархіві області відбулося розширене засідання ЕПК. У центрі уваги за порядком денним був розгляд описів справ та інших супровідних документів провідних лікувальних установ та документів, що відкладаються в їх діяльності, оскільки в них відображається низка важливих питань соціального характеру.

Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років). Описи з особового складу та інші супровідні документи обласної клінічної лікарні  ім. М.І. Пирогова за 2014-2016 роки представила завідувачка кабінетом обліку методичної статистики Олена Лещенко. У ході обговорення голова ЕПК, експерт Ірина Ковальська зробили зауваження щодо укладання історичної довідки, оформлення підсторінкових посилань, невідповідність вказаної структури в доповненні до історичної довідки, структурі, представленій в описах а також інші недоліки щодо описання та анотування документів на підсумок та в результаті обговорення члени ЕПК дійшли до висновку залишити питання щодо схвалення та погодження описів відкритим,  за умови виправлення зазначених недоліків у тижневий робочий тиждень.

Наступним питанням був розгляд результатів експертизи цінності та науково – технічного опрацювання документів, що відклалися в діяльності обласної психоневрологічної лікарні імені академіка Ющенка за 2016 рік, які представляла завідувач організаційно – методичним відділом  лікарні Надія Зайкова. Зауваження аналогічні: низький рівень оформлення історичної довідки – не дано пояснень щодо оптимізації ліжкового фонду. Вказано на неповноту фондового складу, зокрема відсутність протоколів медичної ради та документів до них, документів лікарських та сестринських конференцій. Питання схвалення та погодження описів залишилося відкритим до виправлення недоліків. За усуненням недоліків у встановлені строки покладено на куратора з боку архіву, зазначених вище медичних закладів І.А. Ковальську.

Без зауважень схвалено та погоджено річні розділи описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (з особового складу)  представлені за 2017 рік Державною службою з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Вінницькій області, представлені головним спеціалістом сектору управління персоналом Юлією Гричко. Голова ЕПК відзначила системність у роботі з експертизи цінності та опрацюванні документів.

Окрім того, на засіданні, про яке йдеться. схвалено та погоджено описи справ та інші супровідні документи Вінницького відділення фонду Держмайна у Вінницькій області за 2015-2016 роки. Про результати експертизи цінності документів та їх науково-технічне опрацювання доповіла  провідний спеціаліст відділу приватизації державного майна Оксана Притула; Апеляційного суду у Вінницькій області за 2015-2017 роки, акти про вилучення документів  до знищення ПАТ «Вінницький олієжировий комбінат» за 2013, 2015 роки, при тому, що описи справ підприємств постійного строку зберігання, з кадрових питань (з особового складу) схвалено та погоджено за 2014-2015 роки включно.

8. 28.03.2019 – у держархіві області відбулося розширене  засідання ЕПК, за порядком денним якого розглянуто низку проектів  інструкцій діловодства та номенклатур справ обласних установ – джерел формування НАФ. За порядком денним розширеного засідання виступила начальник центру забезпечення діяльності  Головного управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Вінницькій області, майор служби цивільного захисту Ольга Неголюк, яка представила проекти інструкцій з діловодства з документування управлінської інформації в електронній формі, організації роботи з електронними документами.  В результаті обговорення експерт Козак Т.Г. та інші члени комісії дійшли висновку щодо погодження представлених інструкцій.

У рамках порядку денного розглянуто та погоджено номенклатуру справ Сьомого апеляційного адміністративного суду на 2019 рік, проект якої представив Володимир Матюха – начальник відділу надання інформаційних послуг  руху  адміністративних  справ  та  діловодства  суду. Експерт  Мовчан Л.В. подала схвальний експертний висновок, який підтримали члени ЕПК. Проект номенклатури справ Вінницького відділення Фонду соціального захисту інвалідів на 2019 рік представив на розгляд ЕПК спеціаліст І-ї категорії відділу правового забезпечення, взаємодії з роботодавцями і громадськістю, організаційної та кадрової роботи відділення Ігор Кучерук. При попередньому перегляді проекту номенклатури головою ЕПК, куратором установи зроблено зауваження щодо відсутності у номенклатурі справ про роботу з інвалідами – учасниками АТО. При доопрацюванні номенклатури справ, зазначене зауваження було враховано, про що повідомила експерт Котляр Т.В. і запропонувала номенклатуру справ погодити.

На засіданні ЕПК розглянуто результати експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів Управління державної міграційної служби у Вінницькій області. Описи справ та інші супровідні документи представила на розгляд ЕПК завідувачка сектором архівної роботи Катерина Лісова. Голова ЕПК схвально відзначила, що вкотре експертна комісія управління представляє річні розділи описів постійного зберігання та з кадрових питань, що свідчить про системність роботи ЕК. За експертним висновком, представленим експертом Л.В. Мовчан та в результаті обговорення  описи схвалено та погоджено.

Секретар ЕК обласного художнього музею Ольга Казмірук представила описи  справ постійного  зберігання,  з  кадрових питань за період 2011-2013 рр.,  а  також  опис електронних  документів  за  2011-2013 роки. Голова ЕПК відзначила роботу, здійснену експертною комісією музею та упорядником Оксаною Москалюк.

Водночас ЕПК повернула без схвалення та погодження  описи справ постійного зберігання та з особового складу  Департаменту адміністративних послуг Вінницької міської Ради за 2015-2017рр. з причини допущених недоліків  в укладанні доповнення до історичної довідки, формуванні справ та їх описанні тощо. Ряд зауважень зробили експерти щодо представлених ЕК архівного відділу Вінницької міської ради проектів номенклатур справ департаментів міської ради.